A importação por conta e ordem tem se mostrado uma solução eficaz para empresas que querem importar sem assumir toda a estrutura e riscos operacionais. O modelo permite acesso ao mercado internacional com menos burocracia e mais economia, desde que haja atenção ao planejamento tributário. A operação exige cuidado com documentação, vinculação fiscal e definição de responsabilidades. Quando bem conduzida, pode representar vantagem competitiva significativa. Saiba como transformar essa estratégia em um verdadeiro crescimento empresarial.
1. Introdução – Quando importar sozinho não é a melhor escolha?
A importação por conta e ordem de terceiros tem ganhado força no mercado brasileiro como uma alternativa inteligente para empresas que desejam trazer mercadorias do exterior sem lidar com toda a complexidade operacional. Mas como funciona esse modelo? Qual a diferença entre quem contrata e quem executa a operação? E, principalmente, quais são os riscos e vantagens envolvidos?
Neste artigo, você entenderá a lógica, as responsabilidades legais e fiscais, e os motivos pelos quais empresas — de todos os tamanhos — têm optado por esse tipo de operação. Leia até o fim e descubra como uma boa estrutura pode transformar a importação por conta e ordem em um verdadeiro acelerador de crescimento.
2. O que é a importação por conta e ordem, na prática?
A importação por conta e ordem é um tipo de operação em que uma empresa (chamada de adquirente ou contratante) utiliza os serviços de outra (a importadora) para trazer mercadorias do exterior em seu nome. Nesse arranjo, a importadora é responsável por toda a parte burocrática e operacional — como o despacho aduaneiro e a logística —, mas a contratante é quem arca com os custos e é considerada a real destinatária dos bens.
Essa estrutura permite que empresas que ainda não estão habilitadas no comércio exterior — ou que desejam terceirizar essa atividade — acessem o mercado internacional de forma legal, segura e com menos investimento inicial. No entanto, a operação exige atenção redobrada à documentação, à definição de papéis e à vinculação fiscal entre as partes, sob pena de descaracterização pela Receita Federal.
2.1 Entendendo os papéis: quem é quem na operação
A contratante é a verdadeira compradora da mercadoria. Ela escolhe o fornecedor internacional, negocia o valor e fornece os recursos para pagamento. Já a importadora atua como prestadora de serviço, ficando responsável pela tramitação aduaneira, logística, transporte e cumprimento das obrigações fiscais.
Durante o processo, quem aparece nos documentos oficiais é a importadora, mas a Receita Federal reconhece que a carga pertence à contratante — desde que haja vínculo formal no Siscomex e contratos registrados. Cada uma tem obrigações distintas, e esse alinhamento é crucial para que a operação não seja considerada uma simulação ou “interposição fraudulenta”.
2.2 Responsabilidade legal e tributária de cada parte
Mesmo terceirizando a operação, a empresa contratante continua responsável por diversos aspectos fiscais. Ela precisa estar com sua regularidade em dia, ter inscrição estadual ativa e garantir que o contrato com a importadora esteja juridicamente válido. A ausência de vínculo oficial entre as partes pode resultar em penalidades severas.
A importadora, por sua vez, responde tecnicamente por toda a operação durante o processo de importação, inclusive perante a Receita e os órgãos anuentes. Isso exige extremo cuidado na condução dos trâmites, pois qualquer erro poderá impactar diretamente a empresa contratante, que será quem receberá a carga e efetuará o pagamento dos tributos.
3. Por que empresas optam por esse modelo em vez da importação direta?
A importação por conta e ordem é escolhida por empresas que desejam importar, mas não possuem estrutura para lidar com todo o processo por conta própria. Essa estrutura inclui habilitação no Radar/Siscomex, equipe com conhecimento técnico, sistemas específicos e gestão de documentos. Para muitas empresas, especialmente as que estão iniciando no comércio exterior, o custo de montar essa estrutura não compensa — ao menos no início.
Por isso, terceirizar esse processo com uma empresa importadora se torna uma solução prática e segura. Esse modelo reduz riscos operacionais e tributários e oferece acesso ao mercado internacional sem que a empresa precise dominar todos os aspectos da legislação e da logística internacional.
3.1 Redução de barreiras operacionais e burocráticas
A burocracia da importação é extensa: registro no Radar, classificação fiscal, emissão de LI (licença de importação), análise de tributos, despacho aduaneiro, logística internacional, entre outros. Para empresas que não dominam esse processo, é comum ocorrerem falhas que geram atrasos, custos extras e até apreensão de mercadoria.
Na conta e ordem, a empresa contratante pode evitar esses entraves ao delegar essa função a quem já domina o processo. Isso dá mais tranquilidade e reduz drasticamente a curva de aprendizagem necessária para entrar no comércio exterior.
3.2 Economia de escala e expertise técnica
Empresas importadoras especializadas geralmente já possuem relacionamentos estabelecidos com agentes de carga, despachantes aduaneiros e operadores logísticos. Isso permite negociações mais vantajosas em frete, armazenagem e desembaraço. A contratante se beneficia dessa estrutura, reduzindo o custo total da importação.
Além disso, a expertise técnica da importadora garante maior precisão no cumprimento de exigências legais, evitando erros comuns como classificação fiscal incorreta, aplicação errada de benefícios ou perdas por multas. Tudo isso contribui para uma operação mais econômica e previsível.
4. Principais cuidados antes de fechar uma operação por conta e ordem
Apesar das vantagens, a conta e ordem exige muita atenção à formalização do processo. A Receita Federal observa com rigor esse tipo de operação, justamente por envolver duas empresas em uma única importação. Qualquer falha na documentação pode invalidar a operação e gerar sanções fiscais.
É fundamental que o vínculo entre as partes seja público, formal e documentalmente comprovado. A negligência nesse ponto pode anular todos os benefícios da operação, gerar cobranças retroativas e comprometer a reputação fiscal da empresa contratante.
4.1 Contrato, procurações e vinculação no Siscomex
O primeiro passo é formalizar um contrato entre a empresa contratante e a importadora, com cláusulas claras sobre responsabilidades, prazos, remuneração e procedimentos. Esse contrato deve estar disponível para eventual fiscalização e devidamente respaldado por procurações registradas.
Além disso, é necessário registrar o vínculo entre ambas no Siscomex, sistema de controle do comércio exterior gerido pela Receita Federal. Esse vínculo deve estar ativo antes do início da operação — especialmente antes da chegada da mercadoria ao território nacional. Sem isso, a operação poderá ser descaracterizada como conta e ordem.
4.2 Riscos da informalidade e erros mais comuns
A agilidade e flexibilidade das pequenas e médias empresas são uma vantagem competitiva crucial. A capacidade de adaptação rápida às mudanças do mercado e de testar novas estratégias torna o modelo de importação direta ainda mais interessante para esse perfil.
A importação direta, quando estruturada com conhecimento e tecnologia, permite que PMEs respondam rapidamente às demandas, ajustem seus estoques e se posicionem de forma mais competitiva, seja atendendo nichos específicos ou expandindo sua atuação. Esse dinamismo pode ser o diferencial para enfrentar um cenário econômico desafiador.
5. Como ficam os tributos e o planejamento fiscal na conta e ordem
Mesmo sendo uma operação terceirizada, a importação por conta e ordem não exime a empresa contratante das obrigações tributárias. Na prática, quem arca com todos os tributos é o adquirente, ou seja, a empresa que contratou a importadora para trazer a mercadoria. Isso significa que, apesar da operação ser executada por terceiros, a carga fiscal recai integralmente sobre quem está adquirindo os produtos.
Por isso, o planejamento tributário continua sendo essencial. A empresa contratante precisa analisar, com antecedência, quais tributos serão incidentes, como será feita a contabilização e quais oportunidades existem para reduzir o impacto fiscal da operação. Ignorar esse ponto pode anular qualquer economia obtida com o modelo de conta e ordem.
5.1 O ICMS e os tributos federais na operação
Tributos como o Imposto de Importação (II), o IPI, o PIS-Importação, o COFINS-Importação e o ICMS incidem normalmente sobre a operação por conta e ordem. A empresa contratante, ao final, é quem faz o recolhimento desses tributos. Porém, há um detalhe importante: o ICMS segue a legislação do estado onde a contratante está sediada, e isso pode representar uma grande diferença no custo final da importação.
Alguns estados oferecem regimes especiais, diferimentos ou créditos mais vantajosos, enquanto outros impõem uma carga elevada e pouco flexível. A escolha do local de operação, portanto, pode interferir diretamente na competitividade do negócio. Uma empresa mal posicionada geograficamente pode pagar mais tributos simplesmente por não estar atenta às opções legais existentes.
5.2 A importância de planejar mesmo sem operar diretamente
O fato de terceirizar a operação não significa abrir mão da gestão tributária. É comum ver empresas que contratam importadoras e deixam de acompanhar os detalhes fiscais da operação, confiando 100% nas decisões do prestador de serviço. Isso pode ser um erro caro. Muitas vezes, o uso de classificações fiscais inadequadas, falta de aproveitamento de regimes especiais ou erros na documentação aumentam os tributos pagos — e quem arca com isso é sempre a contratante.
Com um planejamento fiscal estruturado, a empresa consegue antecipar esses riscos, simular cenários de custo, definir a melhor forma de recolher tributos e até identificar oportunidades de incentivos fiscais, como ocorre em alguns estados do Nordeste. Mesmo sem tocar diretamente na carga, o controle fiscal precisa estar nas mãos da empresa que pagará a conta.
6. Quando faz mais sentido importar por conta e ordem — e quando não?
A importação por conta e ordem não é uma solução definitiva para todas as empresas. Ela cumpre um papel estratégico, especialmente nos estágios iniciais do comércio exterior ou em operações específicas em que a terceirização traz ganhos operacionais e redução de riscos. Porém, conforme a empresa cresce e ganha maturidade, esse modelo pode se tornar limitado em termos fiscais e de autonomia.
Saber o momento certo de optar por esse modelo — ou migrar para uma operação própria — é uma decisão que deve considerar volume de operações, capacidade financeira, riscos fiscais e objetivos estratégicos da empresa.
6.1 O modelo ideal para quem está começando ou quer testar novos mercados
Empresas que desejam importar, mas ainda não têm estrutura habilitada, não contam com equipe interna especializada ou estão testando novos fornecedores, produtos ou mercados internacionais encontram na conta e ordem um modelo flexível, econômico e com menor exposição operacional.
Esse modelo também é útil para empresas que precisam importar de forma pontual, sem recorrer à habilitação no Siscomex, evitando custos fixos e responsabilidades legais mais amplas. Nesses casos, a conta e ordem é a forma mais segura de dar os primeiros passos no comércio exterior.
6.2 Quando vale mais a pena migrar para a importação direta?
A partir do momento em que a empresa adquire regularidade nas importações, aumenta o volume das operações e identifica oportunidades tributárias mais sofisticadas, a conta e ordem pode se tornar limitada. Isso porque parte dos incentivos fiscais e regimes especiais exigem que a empresa realize a importação em nome próprio — especialmente quando há intenção de operar em estados com benefícios específicos.
Além disso, operar de forma direta permite mais autonomia sobre os processos, maior controle sobre a documentação e oportunidades de ganhos logísticos. Quando bem estruturada, a importação direta pode representar economia significativa, especialmente para empresas que desejam expandir sua atuação no mercado nacional com maior controle sobre tributos e custos.
7. Conclusão – A conta e ordem pode ser o começo, mas o planejamento tributário é o diferencial
A importação por conta e ordem é, sem dúvida, uma alternativa segura, estratégica e eficiente para empresas que desejam importar com menos estrutura e menos risco operacional. No entanto, mesmo nesse modelo, o que define a viabilidade econômica da operação é o planejamento tributário. Não basta importar — é preciso importar com inteligência, observando as oportunidades de redução legal da carga tributária e a segurança fiscal de cada decisão tomada.
É nesse ponto que entra o trabalho da Xpoents, que há mais de 20 anos estrutura operações de importação com foco em redução de ICMS, planejamento tributário e uso estratégico de benefícios fiscais. Um dos grandes diferenciais da empresa está na atuação em Alagoas, estado que oferece um regime fiscal atrativo para operações de importação, permitindo às empresas pagar menos ICMS e desembaraçar cargas em qualquer porto ou aeroporto do país — mesmo operando por conta e ordem ou já considerando a migração para a importação direta.
Entre em contato com a Xpoents. Nossa equipe está pronta para identificar as melhores alternativas para a sua empresa reduzir a carga tributária, aumentar a margem de lucro e tornar a importação uma alavanca real de crescimento.
